Al planificar eventos accesibles, las instituciones deben:

• Determinar la política y los procedimientos de financiamiento para las solicitudes de alojamiento antes de recibir cualquier solicitud. Guía de Acceso Equitativo: Sección 5: Más allá del aula: Programas no académicos tiene información sobre estructuras de financiamiento centralizadas y descentralizadas.
• Designar a un miembro del personal o una oficina responsable de coordinar los alojamientos para eventos.
• Incluya declaraciones y lenguaje sobre inclusión de personas con discapacidad en los anuncios de eventos, que expliquen cómo solicitar adaptaciones y proporcionen información de contacto.
• Tener funcionamiento dispositivos de asistencia auditiva disponible en eventos con información disponible en el lugar sobre cómo acceder a estos dispositivos. Algunos de estos dispositivos deberían ser compatibles con audífonos.
• Proporcionar servicios de transcripción de voz a texto e interpretación para eventos públicos grandes sin necesidad de solicitudes formales. Esto proporcionará un mayor acceso al considerar la amplia gama de necesidades de comunicación de la audiencia.
• Este enfoque proactivo también minimizará las solicitudes de última hora, ya que es menos probable que los proveedores estén disponibles con poca antelación.
• Para eventos públicos transmitidos en vivo, una práctica común es un video único del evento con subtítulos y un intérprete en una ventana pequeña dentro de la pantalla.
• ¿Se ha subtitulado toda la media utilizada durante un evento o programa, desde entonces? beneficio de las leyendastodos.