Las instituciones a menudo contratan directamente con proveedores de servicios o a través de agencias para satisfacer las solicitudes de estudiantes sordos, miembros del personal, profesores y visitantes. Es importante tener un acuerdo formal entre la institución y el proveedor de servicios o agencia que describa expectativas claras y garantice servicios de calidad.
Planificación anticipada
Si su institución ha decidido contratar con proveedores de servicios o buscar servicios de una agencia, colabore con su departamento de compras para aclarar los procesos. Planificar con anticipación permitirá disponer de suficiente tiempo para solicitar una amplia variedad de proveedores y revisar sus ofertas para determinar qué proveedor(es) se alinean mejor con las necesidades de su campus.
Antes del proceso de licitación, considere qué términos o elementos deben incluirse en su solicitud de propuestas. Es importante delinear todas las expectativas del servicio, incluyendo las siguientes:
- Cumplimiento de las políticas institucionales relevantes
- Estipulaciones de financiamiento para establecer tarifas de servicio y evitar costos inesperados
- Proceso claro para la prestación de servicios
Servicio solicitado
Intérpretes orales
Intérpretes táctiles
C-Print®
TypeWell
Consumidores y Configuraciones
Las instituciones de educación superior pueden necesitar proveedores de servicios para atender a una variedad de consumidores y entornos. Indique al proveedor el tipo de asignaciones potenciales, como cursos académicos (presenciales o en línea), eventos en el campus, graduaciones, conciertos, eventos deportivos o reuniones en residencias. Además, proporcione información sobre con quién trabajaría el proveedor, como estudiantes, miembros del personal, miembros del profesorado, administradores, visitantes del campus y padres.
Requisitos necesarios
Esquema de los requisitos mínimos para los proveedores de servicios, incluyendo credenciales, conocimientos y experiencia. Las cualificaciones mínimas pueden depender de las leyes estatales, de los niveles de certificación requeridos por la institución para los proveedores de servicios y de otros tipos de cualificaciones laborales para los proveedores de servicios. Tenga en cuenta que los proveedores de servicios con credenciales avanzadas y experiencia específica probablemente estén mejor calificados para satisfacer una variedad de necesidades en su institución.
Niveles mínimos de credenciales
Enumere cualquier certificación nacional, licencia estatal y/u otra credencial requerida.
Experiencia requerida
Indique los años mínimos de experiencia en la prestación de servicios en educación superior que requiere. Enumere cualquier tema especializado (legal, médico, técnico, de nivel avanzado, etc.) y pregunte si los proveedores de servicios tienen experiencia en cursos especializados.
Requisitos del negocio
Verifique los requisitos de elegibilidad de contratistas de su institución para empresas y contratistas independientes. Estos requisitos pueden incluir tener la licencia comercial adecuada, prueba de seguro o referencias profesionales de otras instituciones que hayan utilizado sus servicios anteriormente.
Tarifa mínima por hora
Los proveedores tienen costos generales que generalmente están incluidos en sus tarifas. Sin embargo, es posible que puedas negociar un descuento basado en el volumen, o aprovechar los descuentos disponibles debido a la afiliación de la universidad con el gobierno estatal, o el estatus de organización sin fines de lucro de la universidad. El departamento de servicios empresariales de la universidad debería poder proporcionar información sobre posibles descuentos.
En general, un mínimo de dos horas es estándar por tarea y es una práctica comúnmente aceptada en la educación superior y en entornos comunitarios, médicos y legales. Durante este bloque de dos horas, el proveedor de servicios ha reservado su tiempo para sus necesidades y rechazará otras oportunidades de empleo. En algunos casos, esta práctica también puede incluir el tiempo de viaje incurrido.
Las tarifas horarias dependen de varios factores, incluyendo las cualificaciones (credenciales, educación y capacitación, conocimientos del contenido, experiencia), los costos generales incorporados en la tarifa y la ubicación geográfica (tarifas más altas debido a mayores costos de vida).
Diferencial de tasa
¿Existen tarifas diferentes para los servicios prestados durante el horario laboral regular en comparación con fuera del horario laboral o los fines de semana? Pregunta sobre los horarios específicos en los que comienzan y terminan las diferentes tarifas.
Tarifas de viaje
Las tarifas de viaje pueden variar según la ubicación del campus (urbano, suburbano o rural), la disponibilidad de estacionamiento y la disponibilidad y acceso al transporte público. ¿El viaje será un costo adicional y, de ser así, se basará en pago de portal a portal, millaje o tiempo reclamado?
Emergencias
Es importante que la institución entienda cómo realizar solicitudes de emergencia o de último minuto con un contratista y si existe una diferencia de tarifa para estas solicitudes.
Tiempo de preparación
Los proveedores de servicios deben prepararse con anticipación, especialmente para tareas continuas como cursos académicos. Esta preparación puede incluir materiales de lectura antes de una tarea, reunirse con el estudiante para discutir el contenido de la presentación o revisar guiones. Los términos deben incluir si el tiempo de preparación se incluirá en las tarifas cotizadas o se negociará caso por caso. Por ejemplo, si se cobra un mínimo de dos horas por un evento de una hora, hay espacio para negociar una hora para la preparación. Estos términos también pueden variar según el tipo de curso o evento, como cursos altamente técnicos, presentaciones teatrales y conciertos, presentaciones de estudiantes sordos y otros que puedan requerir tiempo adicional de preparación.
Tarifas de estacionamiento
El reembolso de estacionamiento, descuentos o pases deben ser considerados al negociar los términos. Un ejemplo común es una tarifa de estacionamiento en el campus para lotes superficiales o estructuras. Si hay una tarifa de estacionamiento en el campus, ¿es la institución o el proveedor quien es responsable de este costo? En este escenario, la disponibilidad y el precio del estacionamiento en su campus pueden ser un factor importante para la contratación de proveedores de servicios. El estacionamiento también puede negociarse caso por caso.
Servicios remotos
Las tarifas de servicio remoto son diferentes de las tarifas de servicio en el sitio. En general, los servicios remotos tienen costos ligeramente más bajos que los servicios en el lugar debido a menos tiempo de viaje. Los servicios remotos pueden requerir un cargo mínimo de dos horas y luego cobrar por incrementos (generalmente quince o treinta minutos) a partir de entonces.
Asignaciones de horas extras
¿Cuáles son los costos potenciales incurridos por servicios fuera de la vecindad local y por solicitudes de una noche (por ejemplo, una excursión escolar)? ¿Es la institución o el proveedor responsable de los arreglos logísticos de viaje para viajes de una noche?
Note: Requests for extended overnight assignments such as off-site internships or study abroad excursions may warrant a separate contract or bid.
Servicios especializados
Algunas circunstancias pueden requerir proveedores con experiencia, capacitación, conocimientos o certificaciones específicas en medicina, salud mental, legal o en idiomas extranjeros (trilingüe).
Cargos por horas extras
Si una solicitud excede el tiempo programado, ¿cómo se contabilizarán y facturarán los servicios adicionales?
Equipo para servicios de conversión de voz a texto
El proveedor proporcionará. Los artículos necesarios para aulas o eventos pueden incluir lo siguiente:
- Portátil, tableta u otro dispositivo para estudiantes para ver transcripciones en vivo
- Proyector y pantalla
- Micrófono(s)
- Cables (Ethernet, regletas de corriente)
- Soportes para laptops
Políticas de cancelación
Cancelación por parte de la institución
Cuando los servicios se programan con los proveedores de servicios, se espera que el tiempo sea facturable a menos que se dé aviso previo. Las notificaciones de mínimos suelen ser de 24 a 48 horas antes de las asignaciones. La justificación de los costos facturables es que, una vez que se ha reservado el tiempo, los proveedores de servicios ya no pueden aceptar otros trabajos durante ese período. Por lo tanto, es poco probable que el proveedor de servicios pueda cubrir o reemplazar cancelaciones de último minuto y recuperar los salarios perdidos. Por lo tanto, la política de cancelación protege al proveedor.
Para las asignaciones que se cancelan al llegar, se debe establecer un procedimiento para que el proveedor notifique a la institución. Las instituciones pueden then negociar con los proveedores sobre la posible asignación de otras tareas o solicitudes según sea necesario (por ejemplo, una solicitud de emergencia o de último minuto que el proveedor podría cubrir).
Cancelación por parte del Proveedor de Servicios
Deben establecerse procedimientos respecto a las expectativas cuando los proveedores de servicios o agencias cancelen una asignación, o cuando no se pueda localizar a un proveedor. Especifique quién es responsable de encontrar un proveedor de servicios de reemplazo si la persona asignada está enferma o ya no puede brindar servicios. A menudo, las agencias son responsables de encontrar intérpretes sustitutos, mientras que los contratistas independientes pueden no serlo. Especifique que las agencias deben notificar a la institución dentro de un plazo determinado si hay un cambio en los proveedores de servicios programados o si no pueden cumplir con su solicitud, para que la institución tenga suficiente tiempo para actuar en consecuencia.
Por lo general, para las solicitudes que se presenten con varias semanas de anticipación, las agencias deben realizar esta notificación con al menos dos semanas de antelación. Para las solicitudes que se envían dentro de la misma semana, puede ser útil solicitar un aviso con 24-48 horas de antelación.
Expectativas adicionales
Enumere cualquier expectativa adicional de los proveedores de servicios. Por ejemplo, ¿qué procedimientos deben seguir cuando llegan temprano o saben que llegarán tarde?
Método y frecuencia de pago
Describe cómo y cuándo el proveedor de servicios o la agencia recibirán el pago por los servicios. Algunas instituciones procesan las facturas mensualmente, mientras que otras pagan quincenalmente.
Evaluación y Adjudicación de Ofertas
Si es posible, proporcione información sobre los criterios que se considerarán al revisar y seleccionar las ofertas. Esquema de la cronología para las negociaciones (si corresponde) y si los proveedores pueden presentar modificaciones o materiales adicionales para respaldar su propuesta.
Remember: terms of service can be negotiated!