Esta guía para desarrollar un formulario de solicitud de alojamiento tiene un énfasis en las personas sordas, pero es aplicable a una amplia variedad de eventos y situaciones.
Para coordinar alojamientos para una variedad de solicitudes, es importante obtener la mayor cantidad de información posible sobre el evento de la persona que solicita los alojamientos. Dependiendo de la infraestructura de su campus, se puede utilizar más de un formulario. Algunos campus tienen un formulario para los estudiantes y un formulario diferente para los miembros del personal, profesores y visitantes. Algunos campus tienen un formulario que permite a los usuarios elegir un alojamiento específico de una lista, y otros campus tienen formularios separados para las opciones de alojamiento específicas (por ejemplo, cuando se solicitan dispositivos de asistencia auditiva, se incluyen pautas sobre el préstamo de equipos del campus). Otras instituciones han utilizado un proceso diferente para solicitar adaptaciones, como medios que deben ser subtitulados, porque la solicitud pasa por un departamento diferente del campus.
Ya sea que su institución tenga un formulario integral que se envía a través de una oficina designada o varios formularios en diferentes departamentos, el objetivo es que los formularios sean fáciles de localizar, con instrucciones claras y accesibles para todos en diferentes formatos (por ejemplo, en línea, en papel en la oficina, como adjunto por correo electrónico, en texto grande). Esta guía proporciona elementos para considerar para comenzar a redactar o actualizar sus formularios de solicitud de alojamiento.
✔ Nombre e Información de Contacto de la Persona que Solicita Acomodaciones
Se recomienda incluir diferentes opciones de contacto, como correo electrónico, videollamada, mensaje de texto y voz.
✔ Fecha y Horarios
El formulario debe detallar la fecha exacta, el día de la semana y los horarios de inicio y fin para cuando se necesiten las adaptaciones. Para solicitudes únicas que cubren más de un día, indique en el formulario si se necesita un formulario separado para cada día que requiera alojamiento o si se puede incluir un programa con las fechas y horas en la sección de Instrucciones Especiales.
✔ Ubicación
Indique que para cualquier solicitud fuera del campus, se debe proporcionar una dirección. Para campus más grandes, es útil incluir indicaciones. El formulario debe solicitar instrucciones especiales sobre dónde encontrarse con la persona sorda (por ejemplo, si el evento es en un lugar grande sin asientos asignados, como una conferencia).
✔ Tipo de alojamiento
Proporcione opciones para que la persona que solicita adaptaciones elija las adaptaciones necesarias, como las siguientes:
✔ Punto de contacto e información de contacto
Al programar alojamientos, es importante hacer un seguimiento con el anfitrión del evento para asegurarse de que tengan la logística adecuada, como asientos, iluminación, acceso a las instalaciones, autorización de seguridad e instrucciones de estacionamiento.
✔ Tipo de evento y materiales necesarios
Para planificar de manera efectiva, obtén la mayor cantidad de información posible sobre el evento. Solicite una copia de la agenda, un guion, materiales de presentación, lecturas, nombres de los participantes y cualquier otro material de apoyo. Aclare si es una reunión uno a uno o una reunión con un grupo grande. ¿Es un evento político? ¿Cubre temas sensibles o utiliza contenido técnico? ¿Es un evento de tipo improvisado? Esta información ayudará a seleccionar proveedores de servicios con antecedentes o experiencia que sean más adecuados para la tarea.
✔ Fecha límite para la presentación de la solicitud
Es beneficioso recibir las solicitudes con bastante anticipación. Con mayor anticipación, hay más posibilidades de asegurar los servicios deseados por el solicitante y hay más opciones para elegir. Incluya una declaración que indique que cuando las solicitudes se presenten con un aviso previo menor al sugerido, la institución hará un esfuerzo de buena fe para cumplir con la solicitud. Si no se puede atender la solicitud, indique las acciones a seguir, como reprogramar una sesión de grupo de estudio para otro día.
✔ Instrucciones especiales
Proporcione espacio para cualquier instrucción específica de la persona que solicita adaptaciones. Estas instrucciones podrían incluir ropa específica requerida o preferida, cualquier preferencia por proveedores de servicios específicos o proveedores con los que la persona sorda no se sienta cómoda trabajando, consideraciones de sensibilidad cultural u otros detalles necesarios para el evento.